Da jeg blev færdiguddannet og fortalte min mor, at jeg var blevet ansat som udbudskonsulent, sagde hun: “Ja, det siger jo ikke særligt meget.”
Det er ellers et klart og tydeligt ord. En konsulent, der beskæftiger sig med udbud? Ganske ligetil. Men hun anede ikke hvad det gik ud på.
Offentlige udbud er noget, folk oftest kun hører om, når noget går galt. Når en leverandør ikke leverer som aftalt (IC4-togene eksempelvis), et byggeri bliver meget forsinket (OUH eksempelvis) eller folk er rasende over at det, der er blevet indkøbt, ikke er som de ønskede (Sundhedsplatformen eksempelvis).
Og så er der alle myterne. Min far har eksempelvis mange gange raset over, at offentlige indkøb “skal ske til den billigste pris” og at det betød social dumping og dårlig kvalitet. Men det passer simpelthen ikke – prisen er bare ét kriterie ud af flere, der kan lægges vægt på.
Og så er der irritationen over, at når man endelig har vænnet sig til et system, så skal det skiftes ud. Det virker nærmest som om folk tror, at det offentlige sender systemer i udbud for at genere dem, eller fordi en eller anden papirnusser har fået en fiks idé.
Virkeligheden ser noget anderledes ud.
Så her er en meget kort beskrivelse af, hvad offentlige udbud faktisk er, og hvordan de fungerer i praksis. Skrevet til jer, der ikke har nogen juridisk baggrund eller forhåndskendskab til emnet. 😃
Hvad er et udbud?
Et udbud er i bund og grund den proces der skal følges, når det offentlige køber ind. Det gælder uanset om vi taler staten der skal skifte IT-system, regionerne der skal indkøbe kirurgisk udstyr til sygehusene, eller kommunerne der skal bruge en revisor, eller indkøbe bleer til daginstitutionerne.
Det er underordnet om der er tale om varer (mad, computere, skolebøger m.m.), tjenesteydelser (sundhedsvikarer, graffitiafrensning, revisorer, autohjælp), eller bygge – og anlægsopgaver (som dog reguleres en smule anderledes i praksis).
Lovgivningen fastsætter en række procedurer der skal følges, når noget skal udbydes. Og de procedurer findes ikke for at irritere, spænde ben for driften, eller sikre arbejde til DJØF’ere. De findes for at sikre at der er reel konkurrence mellem de virksomheder, der ønsker at levere til det offentlige! Og den konkurrence er vigtig at have, for at sikre bedre priser og vilkår – kort sagt, bedre forvaltning af skatteborgernes penge!
Hvornår og hvorfor skal noget sendes i udbud?
EU har fastsat at varer og tjenesteydelser skal udbydes når deres værdi er over ~1,6 millioner kroner. Og for bygge – og anlægsopgaver (der jo alt andet lige koster noget mere) er grænsen ~42 millioner kroner.
Men i Danmark har vi udbudsloven, der begynder at fastsætte procedureregler allerede ved indkøb på over 500.000 kr. – allerede på det tidspunkt skal et udbud annonceres offentligt, hvis der er mulighed for, at udenlandske leverandører kunne være interesserede i opgaven.
Det er hovedreglerne, der gælder for langt de fleste indkøb.
Så er der situationer hvor der er simplere procedurer for udbud med en værdi under ~5,5 millioner kroner. Det gælder for sociale og kulturelle tjenesteydelser (for eksempel skolemad, undervisning, sundhedsbehandling, kunstformidling m.m.), der anses for et mere lokalt anliggende.
Og så er der helt særlige situationer hvor reglerne kan fraviges helt, for eksempel hvis det handler om indkøb til Forsvaret der er kritiske for landets sikkerhed.
Og det er en meget overordnet beskrivelse – der er langt flere særregler i praksis, og der er gode årsager til dem alle.
Hele pointen med at sende opgaver i udbud er som sagt, at sikre konkurrencen. Det er der gode økonomiske argumenter for: Konkurrence sikrer innovation og bedre prissætning der i sidste ende kommer borgerne til gode.
Det skal desuden være gennemsigtigt hvad det offentlige indkøber og hvordan. Det betyder at virksomheder og private kan følge med i dels hvad det er muligt at byde på, og dels hvad deres skattepenge bruges til. Det skaber med andre ord både muligheder for virksomhederne, og tryghed for borgerne.
Så er der også krav om at virksomheder skal behandles ens.
Det betyder blandt andet at man ikke må diskriminere på baggrund af nationalitet (inden for EU’s indre marked). Det bliver ofte gjort til et større problem end det er i medierne – i realiteten er det sjældent at udenlandske virksomheder overhovedet gider at byde på opgaver i Danmark, udover de største bygge – og anlægsprojekter.
Ligebehandling betyder i praksis, at tildeling af opgaver skal ske til den virksomhed der objektivt er bedst til at varetage opgaven. Ikke den virksomhed, som en offentligt ansat af personlige årsager, føler mest for. Igen: Det handler om at indkøbe det bedst mulige. Ikke baseret på personlige præferencer, men baseret på objektive krav til produkterne eller ydelserne.
Hvordan foregår et udbud i praksis?
Typisk tager forarbejdet længst tid. At samle en gruppe af offentligt ansatte med fagkundskab, og få beskrevet hvad behovet reelt er. At afsøge markedet og få virksomheder til at præsentere deres produkter og løsninger, så man ved hvad mulighederne er.
Og så til allersidst igangsættes udbuddet. Et “standard” udbud skal offentliggøres i minimum 30 dage, og alle virksomheder har i udgangspunktet mulighed for at byde. Men der kan fastsættes krav til virksomhedernes økonomi og sagkundskab, der gør, at det kun er virksomheder af en vis størrelse der opererer indenfor bestemte brancher, der reelt kan være med i konkurrencen. Hvis andre byder uden at kunne opfylde kravene, vil de bliver afvist.
Derudover vil der være en række kriterier, som virksomhederne skal konkurrere på. Det kan være pris. Det kan være omkostninger. Og det kan være (og er ofte) bedste forhold mellem pris og kvalitet. Her fastsættes det hvor mange procent prisen vægter, og hvor mange procent kvalitet vægter. Og så kan der fastlægges kvalitative konkurrenceparametre, som virksomheder skal forsøge at overgå hinanden på. Det kan handle om at indsende vareprøver, CV’er, menuplaner, beredskabsplaner eller eksempler på dokumentation af udført arbejde. Det kan også handle om at beskrive, hvordan virksomhederne typisk håndterer bestemte arbejdsopgaver, og hvordan de har tænkt sig at udføre den bestemte opgave der udbydes.
Til sidst vil det hele blive evalueret, og den virksomhed der har afgivet det samlet set bedste tilbud, vil blive tildelt kontrakten.
Hvis virksomheden viser sig at have forbindelser til hvidvask, børnearbejde, terror og en række andre obligatoriske udelukkelsesgrunde, kan de dog ikke tildeles opgaven men skal udelukkes fra deltagelse. Det samme gælder hvis det på forhånd er blevet besluttet at man i det konkrete udbud ikke vil acceptere tilbud fra virksomheder, der tidligere har misligholdt offentlige kontrakter, overtrådt social – miljø eller arbejdsretlige regler, er erklæret konkurs samt en række andre årsager.
Der skal indhentes dokumentation for, at virksomheden lever op til de krav der er stillet – og så kan kontrakten til sidst underskrives.
De fleste udbud af varer og tjenesteydelser foregår for 4-årige perioder.
Jeg håber det her er med til at afmystificere udbud for jer alle.
Det er ikke så esoterisk en proces, som medierne ofte gør det til. Og det er ikke skabt for at genere folk – faktisk tværtimod. Der er en mening med galskaben.
I en tid hvor der er meget had mod DJØF’ere er det vigtigt at understrege, at vi ikke er til for at mele vores egen kage. Vi er der tværtimod for at sikre, at de “varme hænder” som der tales så meget om, har de bedst mulige rammer til at udføre deres arbejde bedst muligt, til gavn for alle.
Og skulle nogen være interesserede i en mere detaljeret beskrivelse af udbud, og de forskellige måder de kan foregå på, er jeg også leveringsdygtig i det – det bliver bare hurtigt mere langhåret end godt er, og det tænkte jeg ikke at jeg ville udsætte jer for her.
Men I skal være velkomne til at skrive, hvis I har spørgsmål. 😀
